On helppo kuvata, miten valtavan Länsimetro-projektin johtamista tukeva tilannehuone on rakennettu. Huomattavasti haastavampaa on toteuttaa tilannejohtamisen periaatteita käytännössä, kertovat Länsimetron Ville Saksi ja Timo Heiskanen.
Perin tavallisen näköisessä toimistotalossa Espoon Matinkylän metroaseman liepeillä sijaitsee huone, jossa käy säännöllisesti vierailijoita muun muassa rakennusyrityksistä, varustamoista ja viranomaistahoilta. Heitä kiinnostaa Länsimetro Oy:n tilannehuone, jonka avulla johdetaan länsimetron kakkosvaiheen rakennusprojektia.
Länsimetro on valtavan kokoinen ja monimutkainen hanke. Sen ykkösvaiheen ongelmat opettivat, että koko projektiin vaaditaan parempaa johtamista ja uudenlaista ajattelua.
”Perinteisessä tilaajaorganisaatiomallissa suunnittelu, rakentaminen sekä ylläpito ja huolto on erotettu omiin organisaatioihinsa, jotka vastaavat omista tonteistaan. Me liputamme sellaisen omistajamallin puolesta, jossa omistaja näkee kokonaisuuden ja optimoi kustannukset sen mukaisesti”, sanoo Länsimetro Oy:n toimitusjohtaja Ville Saksi.
Itse tilannehuone sisältää joukon digitaalisia näyttöjä, joille on koottu valtavasti dataa projektin tilasta mahdollisimman selkeässä muodossa. Liikennevalot ja muut visualisoinnit kertovat heti, missä kohtaa asiat etenevät toivotusti ja missä näkyy riskejä.
Näyttöjen taakse kätkeytyvän informaation määrä on huikea:
”Kohdekohtaisesti on 7–10 nimikettä, joissa seurataan kolmea asiaa. Lisäksi tilannehuoneessa seurataan 24:ä sivu-urakkaa, joissa on neljä seurattavaa asiaa, kaikki eri sijainneissa. Jos nämä koottaisiin kirjaksi, tulisi siitä sivuja yli 30 000 eli 60 Kalevalan verran kaksi kertaa kuukaudessa”, laskee tilannekeskuspäällikkö Timo Heiskanen.
Saksi ja Heiskanen tietävät kuitenkin kokemuksesta, että taulut ja data eivät yksinään takaa projektin sujumista toivotusti.
Länsimetron kakkosvaihe, missä mennään?
Länsimetron kakkosvaiheessa rakennetaan seitsemän kilometriä rataa, viisi uutta asemaa ja Sammalvuoren maanalainen metrovarikko. Hankkeen kustannusarvio on 1,16 miljardia euroa.
Kakkosvaiheen rakennustyöt alkoivat vuonna 2019 ja liikenne käynnistyy vuonna 2023. Hankkeessa on mukana 6 projektinjohtourakoitsijaa, varikkourakka ja 30 sivu-urakkaa.
Rakennustyöt etenevät tällä hetkellä aikataulussa ja niiden odotetaan valmistuvan syksyllä 2021. Sen jälkeen alkaa käyttöönottovaihe, jossa testataan projektin osien yhteensopivuus ja toiminnan turvallisuus.
Järjestelmä tukee toimintaa, ei päinvastoin
Kun Saksi tuli tehtäväänsä länsimetron ykkösvaiheen loppupuolella, hän näki heti tarpeen hankkia tiedolla johtamista tukeva järjestelmä. Alan yritykset tarjosivat omia ratkaisujaan, jotka vertautuivat massiivisuudellaan lähinnä puolustusvoimien tasoiseen tietokoneeseen.
”Olen oppinut ERP-järjestelmähankkeista, että niissä mennään usein järjestelmä edellä ja yritetään pakottaa oma toiminta järjestelmän logiikkaan, vaikka pitäisi olla järjestelmä palvelemassa omaa toimintamallia”, sanoo Saksi.
Niinpä Länsimetro rakensi tilannehuoneensa itse huomattavasti kevyemmäksi kuin valmisohjelmistot olisivat olleet. Ratkaisu on teknisesti yksinkertainen, ja hankkeen johto pystyy muokkaamaan sitä itse tarpeidensa mukaan.
Ison projektin johtamisongelmia kuvaa Ville Saksin mukaan hyvin labyrintti, jossa ihmiset seisovat eri paikoissa: jokaisen edessä avautuu erilainen näkymä.
”Osa on umpikujassa, ja osa on harhautunut reitiltä eikä hahmota tietä ulos. Johdon tehtävä on katsoa tilannetta ylhäältä ja nähdä kokonaisuus. Maaliin voi myös olla vaihtoehtoisia reittejä”, sanoo Saksi.
Tärkeää on, että kaikki projektiin osallistuvat jakavat yhden ja saman tilannekuvan. Tiedon pitää kulkea paitsi ylhäältä alas myös alhaalta ylös ja sivusuuntaan urakoitsijoiden kesken.
Myös tukifunktiot mukana kuvassa
Tilannehuoneeseen kootaan tieto metrohankkeen tilasta monesta eri näkökulmasta. Siellä seurataan projektin aikatauluja, kustannuksia, riskejä, laatua ja dokumentaatiota, yhteistyön toimivuutta ja turvallisuutta.
”Aikataulu, kustannukset ja riskit ovat näistä ne kolme kovaa, tiivistää Heiskanen.
”Tärkeintä on tietää, missä mennään. Aikataulu on se ydinasia: jos siinä ei pysytä, tulee lisää kustannuksia. Kustannukset tietysti kiinnostavat omistajia ja päättäjiä. Riskien seurannassa tunnistetaan millaisia asioita tullaan kohtaamaan ja pyritään poistamaan riskit tai ainakin pienentämään niiden vaikutusta.”
Projektilla on kokonaisaikataulu, jonka aikaikkunoiden perusteella urakoitsijat laativat omat aikataulunsa. Jokaisella on oma tonttinsa, jolla toimitaan ottaen naapurit huomioon.
Vaikka jotkut tilannehuoneen näkökulmat painavat enemmän kuin toiset, kaikilla on oma merkityksensä. Kokonaiskuvan kannalta on tärkeää, että myös pehmeämmät, tukifunktioina pidetyt asiat ovat seurannassa.
”Tyypillisesti projekteissa tukifunktiot elävät omaa elämäänsä, tässä taas tuodaan kaikki langanpäät samaan paikkaan”, sanoo Saksi.
Projektien helmasynteihin kuuluu Saksin mukaan esimerkiksi, että rakentajat eivät dokumentoi laatua riittävän tarkasti.
”Se kostautuu sitten myöhemmin huolto- ja kunnossapitotöiden vaikeutumisena. Me teemme dokumentointia ja seuraamme sitä ottaen huomioon tulevan kunnossapidon.”
Yhteistyön laatua Länsimetro mittaa neljä kertaa vuodessa vakiomuotoisella kyselyllä eri urakkakohteissa. Tämäkin mittari voi ennustaa tulevia ongelmia hyvissä ajoin.
Juurisyyt löytyvät pintaa syvemmältä
Timo Heiskanen vertaa tilannehuoneen infotauluja eri mittakaavan karttoihin: taulujen päällimmäinen näkymä tarjoaa karkean yleiskuvan eli Suomen kartan, mutta dataan pystyy porautumaan kerroksittain syvemmälle aina hyvin tarkkaan maastokarttaan asti.
Tarkemmassa mittakaavassa esiin nousee myös enemmän ongelmakohtia ja riskejä: tieto lisää tuskaa, sanoo Heiskanen.
”Siksi meillä on näitä porautumismahdollisuuksia, jotta löydämme ongelmien juurisyyt, tiedämme miksi ja osaamme pienimmillä mahdollisilla liikkeillä korjata tilannetta. Tunnistetaan juuri oikeat asiat ja keskitytään olennaiseen.”
Kun järjestelmään syötetään valtavasti tietoa, on myös varmistettava tiedon oikeellisuus. Suurin osa tiedosta on urakoitsijoiden tuottamaa ja se voi perustua joko kiistattomaan dataan tai inhimillisiin arvioihin.
Kiistatonta dataa on esimerkiksi valettujen betonikuutioiden määrä, inhimillinen arvio taas se, miten urakka lähitulevaisuudessa etenee. Data tuodaan järjestelmään aina valmiiksi harmonisoidussa muodossa.
”Järjestelmä ei pysty tunnistamaan sinne syötettyä virheellistä tietoa. Joudumme itse tekemään tarkistuksia, jotta ei synny rikkinäistä tilannekuvaa”, Saksi kertoo.
Siksi esimerkiksi aikatauluasioissa urakoitsijat esittävät tarkkojen arvioidensa lisäksi suullisen taustatarinan, jolla arvio perustellaan. Keskeistä on, että data tukee esitettyä tarinaa. Kahden viikon välein pidetään tilannekeskuskokous, jossa osallistujat käyvät kukin viidessä minuutissa läpi tulevat aktiviteetit ja välitavoitteet sekä riskit ja haasteet.
Tarinoissa vaikuttavat Heiskasen mukaan myös psykologiset asiat: ihmiset eivät halua aina myöntää ongelmia ajoissa, vaan osa antaa hieman todellista optimistisemman kuvan.
”Toisaalta on ilahduttavaa joskus löytää myös liian pessimistisesti raportoitu tilanne. Joka tapauksessa jos järjestelmään syötetään väärää tietoa, on syntyvä päätös todennäköisesti väärä”, Heiskanen muistuttaa.
Reagoidaan ennen kuin ongelmat laajenevat
Tilannehuoneessa ei käytetä keinoälyä apuna datan tulkitsemisessa, vaan tilannekuva syntyy dataan perustuvien ihmisten näkemysten kautta. Tarvitaan sekä urakoitsijoiden, valvonnan että johdon näkemys siitä, missä mennään ja mihin tilanne on kehittymässä.
Keskeistä tilannehuoneen keräämässä datassa on, että sitä käytetään johtamisessa eteenpäin katsovasti eikä turhaan analysoida menneitä.
”Jos tekisimme perinteisiä kuukausiraportteja, ne sisältäisivät 1,5 kuukautta vanhaa tietoa. Perinteinen raportointi on peruutuspeiliin katsomista”, Saksi sanoo.
Johto haluaa, että ongelmat tuodaan avoimesti esille ja rohkaisee siihen, että vaikeatkin asiat saadaan nopeasti käsittelyyn.
”Tässä on koko ajan menossa aikamoista vääntöä ja ongelmiin puututaan jatkuvasti”, kuvaa Heiskanen.
Länsimetron kakkosvaiheen varrella on huomattu esimerkiksi, että tietyt työt eivät lähtenetkään liikkeelle silloin kuin piti. Tämä taas johtui siitä, etteivät niiden edellytykset olleet vielä kunnossa ja niihin piti johdonkin puuttua.
”Dokumentoinnin tahtia olemme parantaneet. Siihen piti asettaa vastuuhenkilöt, ja otimme asian seurantaan. Nyt näemme sen edistymisen eikä tule yllätyksenä, jos se jää jälkeen muusta urakasta.”
Kustannuksista taas tilannehuoneessa havaittiin, että useilla urakoitsijoilla kustannusennuste alkoi kasvaa. Projektin johto tiesi aiemmasta kokemuksesta, että tästä seuraa lisätyö- ja muutosesityksiä, jotka kiristävät ilmapiiriä. Lisätyöt ovat nimittäin urakoitsijoiden tapa paikata omaa kannattavuuttaan.
”Aika moni asia on johtanut uusiin päätöksiin: on tehty sopimuksia sekä aikataulu- ja resurssimuutoksia ja pyritty säätämään painopistealueita projektin tilanteen mukaan”, listaa Heiskanen.
Labyrintin ja kartan lisäksi vielä kolmas vertaus: Saksin mukaan projektin johtaminen on kuin ison tankkerin ohjaamista.
”Tankkeria ajettaessa pitää koko ajan tehdä pieniä ohjausliikkeitä. Jos yrittää kerralla isoa jyrkkää liikettä, tankkeri ei käänny. Meillä on tavoitteena tässä tehdä elämämme tylsäksi niin, ettei tule suuria sydämentykytyksiä.”
Teksti: Heidi Hammarsten